سیستم جامع عملیاتی بازرسی و ممیزی، مشتمل بر ۲۵ ماژول تخصصی میباشد. روی هر ماژول کلیک کنید تا شرح کامل عملکرد آن باز شود.
در سیستم عملیاتی نخست باید اطلاعات پایه، جهت بسترسازی و ساختاربندی سامانه اجرا شوند. همچنین همانند تمامی سیستمهای نرمافزاری، این سیستم نیز نیازمند تعریف کاربران و سطوح دسترسی و برقراری امنیت و احراز هویت در سیستم میباشد. این ماژول این نیازمندیها را تأمین مینماید.
این عملیات به شرح ذیل میباشد:
در سیستم عملیاتی قبل عقد یک قرارداد با مشتری و یا آغاز کار و عملیات فنی ، ذینفعان و مشتریان بالقوه و بالفعل شرکت باید شناسایی و مشخصات آنها در قالب این ماژول ثبت ،؛ نگهداری و بروزآوری گردد . :
این اطلاعات مشتمل است بر
شناسایی افراد متخصص در زمینه های مختلف و امکان دسترسی به اطلاعات متقاضیان استخدام از جمله مواردی است که در این ماژول مورد نظر قرار گرفته است . کلیه افراد قبل از ورود به شرکت میتوانند از طریق صفحه مرتبط با سیستم اطلاعات رزومه و تخصص های خود را وارد نمایند . با استفاده از این اطلاعات شرکت میتواند نسبت به عملیات جذب و استخدام این افراد اقدام نماید . پس از جذب و استخدام ، کارورزی ، نیازسنجی آموزشی ، برنامه ریزی آموزشی منابع انسانی از جمله موارد مهمی است که در این ماژول به شکل نرم افزاری انجام می پذیرد عقد قراردادهای پرسنل و کنترل انقضا قراردادهای کاری از جمله فرایندهای این ماژول میباشد . همچنین بغیر از بحث جذب و استخدام در خصوص استعفا و انفصال از خدمت نیز این ماژول امکانات مبسوطی ارائه مینماید .
خلاصه عملیات بشرح ذیل است :
بانک اطلاعاتی اختصاصی بازرسان و ممیزان با مهارت، تخصص، ظرفیت آزاد و موقعیت جغرافیایی — پایهٔ موتور جستجوی اختصاص سریع بازرس به پروژه.
مدیریت کارورزی، نیازسنجی آموزشی، تقویم آموزشی، اجرای دورهها و ارزیابی اثربخشی آموزشهای علمی و عملی.
ارزیابیهای آموزشی پرسنل و دوره، ارزیابی عملکردی، سنجش رضایت مشتری و سایر ارزیابیهای سازمانی.
ثبت نامههای صادره و کارتابل صادره برای تأیید و رونوشت، ثبت نامههای وارده و کارتابل ارجاع، نمایش درختوارهٔ ارجاعات تا بایگانی، کارتابل دبیرخانه برای کنترل پرینت و خروج مکاتبات، و آرشیو زونکنهای الکترونیک.
ثبت، تأیید و تصویب مرخصی روزانه و ساعتی و مأموریتهای پرسنل توسط مدیر مربوطه و جانشینان؛ درخواست تهیهٔ بلیط ذیل یک مأموریت و ثبت هزینههای مرتبط.
ثبت بازاریابی و درخواست مشتری، پیگیری اقدامات از ثبت تا عقد قرارداد، ثبت مناقصات با حفظ محرمانگی قیمت، کنترل صدور و مهلت ضمانتنامهها و عودت آنها، و ثبت پیشنهاد قیمت نهایی بهعنوان ورودی سیستم قراردادها.
ثبت مشخصات اصلی قرارداد (تاریخ، قیمت، ردیف پیمان، درصد بیمه، کارفرمای اصلی و فرعی)، نگهداری مدارک قراردادی با کنترل دسترسی، ثبت ضمانتنامهها و الحاقیهها، ثبت مراحل پرداخت و کسورات، آلارم اتمام قرارداد، و داشبورد پیشرفت مالی/زمانی/کاری.
تعریف کیس با تاریخها، بازاریابی و قرارداد مرتبط، نوع کار، افراد کلیدی، اسکوپ و محل بازرسی؛ ثبت طرح کیفیت پروژه و مسئولین؛ ثبت مدارک مرجع و ITPها؛ پیشبینی سود، درآمد و هزینه.
تفکیک پروژه به Work Order با زمان و اسکوپ کاری مشخص، تعریف تیم اجرایی و کامنتهای هماهنگی، و در اختیار قرار دادن مدارک لازم اجرا در قالب یک تقویم عملیاتی برای تیم.
طبقهبندی و نگهداری مکاتبات، درخواستهای کار، مدارک مرجع و قراردادی، نقشهها، دستورالعملها، اسناد هزینه (بلیط، آژانس)، تایمشیتها، صورتحسابها، گزارشهای بازرسی و گواهینامههای صادرشده.
تقویم عملیاتی برای هماهنگکننده، تقویم کارشناس برای ثبت نتایج بازرسی، تقویم مدیرپروژه/ناظر فنی برای تأیید مدارک، و تقویم سازمانی برای مدیران بخش و مدیرعامل جهت نظارت کلان.
آپلود نتایج و مستندات توسط بازرس، بررسی و تأیید یا درخواست اصلاح توسط مدیرپروژه/ناظر فنی، و اختصاص اجباری هولوگرام و QR Code به هر گزارش رسمی پیش از خروج از سازمان.
ثبت ساعات کاری (تایمشیت) کارشناسان پروژه به تفکیک نوع کار و پروژه، و مسیر تأیید و تصویب آن — پایهٔ شناسایی هزینههای مستقیم کارشناسی.
صدور گواهینامه با کد QR و هولوگرام معتبر پس از تأیید نتایج، مسیر تأیید از سوی امضاهای مجاز، کنترل انقضا و نسخهها، و اتصال گواهینامه به آیتمهای بازرسیشده.
سامانهٔ آنلاین روی سایت شرکت که مشتری بتواند اصالت و اعتبار گزارشها و گواهینامههای صادرشده را استعلام کند.
ثبت مشخصات، سوابق خرید و تحویل تجهیزات به بخشها یا پروژهها، کنترل و آلارم خودکار زمان کالیبراسیون براساس شرایط استفاده، و نگهداری مدارک و گواهینامههای کالیبراسیون.
ثبت و ارسال صورتوضعیت و صورتحساب مطابق مقاطع تعیینشده در قرارداد، تأیید و تصویب پیش از صدور، محاسبهٔ ارزشافزوده، تخفیف و عملیات برگشت از فروش.
پیگیری و ثبت سابقهٔ وصول صورتحسابها، تعیین وضعیت (بستهشد/پرداختشد)، ثبت کسورات و مطالبات هر مشتری، و تهیهٔ گزارشهای مطالباتی و مرکز هزینهٔ پروژه.
خودارزیابی و ارزیابی ۳۶۰ درجه توسط مدیران، همچنین ارزیابی پیمانکاران، ذینفعان فرعی، Supplierها، آزمایشگاهها و اساتید.
ارسال چکلیست رضایتسنجی متناسب با نوع کار از طریق ایمیل به کارفرما پس از خاتمهٔ پروژه، و ثبت و پایش پاسخها.
ثبت هزینههای مستقیم، غیرمستقیم، بیمهای، پرسنلی و سربار به تفکیک بخش، پروژه یا فرآیند، برای گزارشدهی به مدیریت ارشد.
تعریف انواع مدارک (فرم، نظامنامه، روش، دستورالعمل)، تعیین دریافتکنندگان، کدگذاری، تأیید و توزیع مدارک، زونکن الکترونیک هر بخش، بازنگری و منسوخسازی، مطابق استاندارد ISO 9000:2015.
برچسبگذاری (Tag) و ثبت کلمات کلیدی در تمامی اطلاعات سیستم برای دسترسی سریع به بانک دانش سازمانی در حوزهٔ بازاریابی، قرارداد، بازرسی، پروژه، مناقصات و امور مالی.
ارسال و دریافت پیام داخلی میان کارکنان دربارهٔ نامهها، پروژهها یا اشتراک دانش — بدون نیاز به ایمیل خارج از سیستم.
تولید گزارش پارامتریک برای هر فرآیند با کنترل دسترسی، و داشبورد مدیریتی برای برآورد هزینه، سود، درآمد، تعداد پروژه و قرارداد بهصورت نموداری.
سیستم قابلیت اختصاصیسازی دارد؛ نیاز خود را با کارشناسان ما در میان بگذارید.
