پروژه‌های بازرسی خود را دقیق ، مطمئن و یکپارچه
مدیریت کنید

برای یکپارچگی داده ها و فرایندها عموما نیاز به یک سیستم جامع مشتمل بر ماژولهایی است که هم فرایندهای اصلی بازرسی را تامین نمایند و هم فرایندهای کمکی برای ثبت ، جمع آوری ، کنترل و صحه گذاری مستندات را در هر مرحله از فرایند تامین نماید .
این سیستم باید بتواند همانند یک خط تولید در هر مرحله از فرایند داده ها و مستندات مورد نیاز در تحلیل و ایجاد خروجی را به مرور ثبت و نگهداری نماید و نتایج این جمع اوری داده و مدارک را به شکل متمرکز برای مدیریت هر فرایند به فراخور آن در اختیار مدیران قرار دهد .

یک سیستم جامع باید ماژولهایی برای فرایندهای نیروی انسانی در اختیار سازمان بگدارد که سازمان بتواند در هر زمان نیروی متخصص و بامهارت را در آن ثبت نماید و دسترسی آسان به اطلاعات مهارتی ، سوابق کاری و تخصصی آنها داشته باشد تا هر زمان که نیاز به جذب نیروی انسانی ماهر در پروژه ها داشت با تطبیق نیازمندیهای خود با هرآنچه که در بانک نیروی انسانی خود دارد ، بازرسان متخصص و مجرب را شناسایی و نسبت به جذب و مصاحبه و استخدام آنها عمل نماید .
همچنین در حین استخدام نیروی انسانی بخصوص بازرسان این نیازمندی میتواند در قالب پروژه ، ساعتی و یا نفر روزی یا تمام وقت باشد که ماژولهای منابع انسانی باید قادر باشد این قراردادهای نیروی انسانی را تحت کنترل قرار دهد .

فرایندهای نیروی انسانی باید در حوزه های کارورزی ، نیازسنجی ، آموزش علمی و عملی ، اثربخشی آموزش مکانیزه باشند تا سازمان از کیفیت کار بازرسان حصول اطمینان نماید .

همچنین برای رفع مشکلات کیفیت کار بازرسی و ایمنی بازرس ها باید از عملکرد بازرسان به شکل دوره های و موردی تحت نظر مسئولین پروژه و دپارتمان ها در سطوح مختلف ارزیابی های عملکردی انجام شود . همچنین سیستمی برای سنجش میزان رضایت شغلی بازرسان با مکانیزه کردن فرایند رضایت مندی کارکنان وجود داشته باشد تا از فرسودگی شغلی بازرسان جلوگیری شود .

شرکتهای بازرسی نیازمند یک سیستم منسجم و یکپارچه برای ثبت اولین ارتباط با مشتریان و کارفرماها در این حوزه و امکان مشاهده و کنترل روند ارتباط با مشتری از ابتدای بازاریابی تا خاتمه آن هستند . در صورت تبدیل یک مناقصه و یا بازاریابی به قرارداد نیز عقد قرارداد تا انتهای فرایند سنجش رضایت مندی مشتری و اخذ مفاصا حساب و پیگیری تضامین قرارداد نیز باید پشتوانه سیستمی داشته باشد .

این سیستم باید با ایجاد هماهنگی و به اشتراک گذاری داده ها و مستندات بازاریابی بین دپارتمان های مختلف بتواند بازارکارهای مختلف را شناسایی و پیگیری منظم برای ایجاد کار داشته باشد.
همچنین پس از ایجاد کار و برنده شدن در مناقصات یا عقد قرارداد یا ورود یک مشتری به سازمان بتواند در قالب یک سیستم مکانیزه شرایط و درخواست های و مدارک قانونی مشتری را به شکل متمرکز در اختیار داشته باشد تا در مراحل بازرسی بتواند همواره به آنها ارجاع دهد و نهایتا هم در همان قالب صورت وضعیت ها و صورتحسابهای لازم را برای مشتری صادر نماید .
فرایند مکانیزه باید به نحوی باشد که بتواند الزام های قانونی مثل ضمانتامه ها ، مفاصاحساب ها و کسورات قانونی را در کنترل گیرد و آلارم های لازم برای پیگیری و عودت و تاثیر این موارد را در اختیار کاربران قرار دهد .
همچنین سیستم باید در لحظه پیشرفت زمانی ، مالی و فرایندی یک قرارداد را نشان دهد .

وجود یک سیستم یکپارچه برای کنترل مراحل قرارداد و صدور صورتحساب برای مشتریان در مقاطع مختلف انجام تعهدات قراردادی به مدیرپروژه کمک می نماید تا پیشرفت مالی و زمانی پروژه خود را مطابق قرارداد پیش ببرد و بسنجد
همچنین وجود یک قالب پیش بینی همانند طرح کیفیت پروژه ، که قبل از آغاز پروژه وی بتواند :
- درآمدها و هزینه های منابع انسانی را پیش بینی نماید
- اولویت ها نقاط کلیدی پروژه و مقاطع حساس زمانی آنرا تعیین نماید
- افراد مسئول در پروژه را منتسب نماید
- تاریخ های فعالیت های کلیدی را تعیین نماید
به وی کمک خواهد کرد در طول پروژه این معیارها را مقایسه و کنترل نماید و فاصله فعالیت های انجام شده در واقعیت را با پیش بینی ها مقایسه و ارزیابی نماید

یک سیستم مکانیزه باید بتواند به هماهنگ کننده و مدیرپروژه در انتخاب منابع انسانی هماهنگی با بازرسان و سایر منابع انسانی کمک نماید.
این سیستم باید یک موتور جستجوی قدرتمند برای اختصاص بموقع و سریع بازرسان با در نظر گرفتن ظرفیت آزاد بازرس ، مهارت و تخصص وی و محل جغرافیایی که وی امکان حضور دارد ، را در اختیار مدیر پروژه و هماهنگ کننده قرار دهد .
در زمان دریافت درخواست بازرسی با در اختیار داشتن برنامه کاری و تقویم وقت آزاد بازرسان و ممیزان بسرعت برای انجام فعالیت های بازرسی هماهنگی انجام داد و اطلاعات بروز را برای حضور بازرسان در اختیار آنها قرار دهد و این هماهنگی چون این فرایند بشکل شفاهی مستعد خطا و فراموشی است این فرایند را بشکل مکتوب در قالب یک برنامه عملیاتی ثبت نماید و تاییدات حضور بازرسان را از آنها اخذ نماید و هر روز برنامه عملیاتی آنها را آنلاین و آپدیت در اختیار منابع انسانی پروژه قرار دهد . بدین ترتیب از لحظه دریافت درخواست بازرسی تا لحظه حضور بازرس و انجام عملیات مد ت زمان رسیدگی قابل اندازه گیری و پایش خواهد بود و این زمان پاسخگویی به کمترین مقدار تقلیل می یابد .
همینطور برای انجام بازرسی لازم است ، بشکل متمرکز ، بسرعت، صحت و دقت اطلاعات ، چک لیست ها ، دستورالعملها ، استانداردها و مستندات کارفرما را در قالب یک کارتابل عملیاتی در دسترس آنها قرار دهد .
همچنین برخی مدارک هماهنگی حضور بازرس در محل کارفرما مانند بلیط و برخی مدارک مرتبط با هزینه های انجام شده جهت حضور و استقرار بازرسان در محل کارفرما بشکل آنلاین در آرشیو یک بازرسی باید طبقه بندی و موجود باشد، که اینکار توسط یک سیستم اتوماسیون جامع مجهز به آرشیو فنی و مالی و اداری امکان پذیر خواهد بود . بدین گونه درصد بالایی از دوباره کاری های ناشی از نقص مدارک و مستندات حذف خواهد شد .

قبل از انجام عملیات بازرسی ، ثبت حضور بازرس و تایید در دسترس بودن استانداردها ، چک لیست های مرتبط ، دستورالعمل های بازرسی مناسب و مستندات کارفرما مثل ITP ها برای هر نوع بازرسی برای بازرس بسیار حیاتی و حائز اهمیت است .
همچنین در اختیار داشتن اطلاعات کافی از فازهای عملیاتی و اجرایی یک قرارداد و مشخصات بازرسی درخواستی حدود عملیات را مشخص می نماید .
سیستمی که هماهنگ کننده بتواند در قالب آن به سرعت ، این مستندات را طبقه بندی شده به فراخور نوع بازرسی و نوع قرارداد و درخواست کارفرما در اختیار کارشناسان و بازرسان قرار دهد در انجام عملیات بسیار موثر است .
در یک راهکار مکانیزه ، حین انجام عملیات بازرسی بازرس اقدام به ثبت نتیجه بازرسی (رد / قبول / مشروط / بازرسی دوباره / بررسی بیشتر / ...) بشکل آنلاین می نماید و چک لیست ها و ایجاد گزارشها و شواهد بازرسی (عکس ها ، فیلمها ، تاییدیه ها ) را تکمیل و در سیستم آپلود می نماید .
ثبت و طبقه بندی آنلاین نتایج و گزارشها و مشاهدات بازرسی در یک سیستم آنلاین به مدیرپروژه و مسئولین کمک خواهد کرد که در کوتاهترین زمان ممکن به این نتایج دسترسی داشته باشند و به لحاظ کیفی این نتایج را مورد بررسی قرار دهند و تاییدات و اصلاحات لازم را اعمال نمایند .
برای این راهکار در سیستم جامع عملیاتی چه ماژولهایی را در نظر گرفتیم :

مهمترین راهکار برای کاهش و مدیریت Claim( شکایات – اختلافات )
• ثبت دقیق حضور و زمان انجام فعالیت های بازرسی مشتمل بر تاریخ ، زمان ، تصاویر که باید در سیستم ثبت و ذخیره شوند.
• ذخیره مستندات و نتایج گزارشات بر روی سرور امن
• نگهداری سوابق مدارک و وقایع و شواهد و نتایج بازرسی و تغییرات آنها و نسخ تایید مدیران و سوابق بازنگری های انجام شده پیش نویس گزارش
• ثبت تاییدات بازرس ، مدیرپروژه و مدیران عملیات و ارسال پس از تایید و تصویب کامل مدارک به کارفرما
• امکان رد یابی و شناسایی نتایج و گزارشهای خروجی تولید شده و مجهز بودن به ابزار شناسایی زمان ارسال و ردیابی آنلاین گزارشها مثل هولوگرام و QR Code
• امکان ارسال و دسترسی به مدارک پشتیبان مثل عکس / فیلم / فایل صوتی یا پیش نویس گزارشهای بازرس
در یک سیستم مکانیزه ، مدیران عملیات علاوه بر مشاهده این نتایج بشکل سیستمی می تواتتذ در صورت لزوم آنها را با نگهداری سوابق تغییرات و نسخ قبلی ، نتایج را بازنگری نمایند و نسخه های اصلاح شده آنرا تهیه و تحت کنترل برای کارفرما ارسال نمایند .بنابراین مدیران عملیات یک کنترل متمرکز بر کلیه مستندات و نتایج و گزارشهای بازرسی خواهند داشت .
در صورت بروز هرگونه مشکل یا مغایرت کیفی و کمی در هر زمان پس از انجام عملیات ، تمامی نسخ اصلاح شده از لحظه ثبت توسط بازرس تا اصلاح و تایید توسط مدیر و ارسال به کارفرما در سیستم موجود است و کاملا قابل ردیابی و شناسایی است .
پس از تاییدات مدیران هرآنچه که از سازمان خارج میشود اعم از گزارش و گواهینامه در سیستم شماره گرفته و مجهز به QR Code و هولوگرام میگردد . تاریخ اخذ این کدها و ارسال آنها به کارفرما در سیستم اتوماتیک ثبت و سپس از سازمان خارج میشود .
ردیابی آنها بشکل آنلاین هم برای کارفرما و هم برای مدیران عملیات و هم برای بازرس انجام پذیر می باشد .

یکی از خروجی های مهم سازمان تولید و صدور صورتحساب و فاکتور انجام خدمات بازرسی ، مشاوره یا ممیزی است .
این خروجی باید علاوه بر تطابق با بندها و مراحل قراردادی با کارفرما از قوانین مالیاتی و دارایی جهت صدور تبعیت کند.
لحاظ کد کالاها و کسورات بیمه و مالیاتی در صورتحسابها و زمانبندی صدور آنها از جمله مواردی است که در طول یک پروژه ممکن است از کنترل خارج شود .
ارسال به سامانه مودیان و هماهنگی و یکپارچگی با این سامانه نیز از جمله الزاماتی است که در یک سیستم فروش باید دیده شود .
پس از ارسال صورت وضعیت و صورتحسابها باید وصول مبالغ آن قابلیت پیگیری منسجم داشته باشد و پس از دریافت هم داده کاوی وشناسایی وجه های دریافت شده و تطابق آنها با کسورات قانونی از جمله مواردی است که در یک سیستم جامع باید حتما دیده شود .
در کنار صدور و دریافت وجه بابت خدمات کارشناسی در یک پروژه امکان گزارش گیری بابت :
- تعویقات درآمدی پروژه
- سودآوری پروژه ها و فعالیت ها
- هزینه ها و درامدها به تفکیک بخش / پروژه/ افراد و فعالیتها
- مطالبات به تفکیک بخش / کارفرما /پروژه
- فعالیتهای مقرون به صرفه
- گزارشهای فصلی و سنی و قانونی
- هزینه های مستقیم ، غیرمستقیم و کارشناسی و سربار در پروژه ها و فعالیتها
باید فراهم باشد . که یک سیستم یکپارچگی این گزارشهای متنوع را باید فراهم بیاورد .

در یک سیستم مکانیزه هر بازرس برای خود تقویم منحصر به فرد عملیاتی باید داشته باشد که علاوه بر دریافت آلارم های حضور در محل بازرسی بتواند حضور یا عدم حضور یا تاخیر حضور خود را با دلیل به اطلاع هماهنگ کننده برساند. تا کمترین ناهماهنگی در حین عملیات انجام پذیرد .
همچنین هریک از مدیران پروژه ، مدیربخش ، مدیران عملیات و مدیران ارشد به فراخور مسئولیت ها و اختیارات خود باید به وضعیت پروژه های خود در قالب یک تقویم سازمانی اشراف داشته و بشکل کل به جز مشاهده نمایند ، در هر روز از ماه چه کسانی در چه پروژه هایی مشغول به چه کاری هستند .
از حجم کاری حوزه خود مطلع شده و برای هر پروژو قرارداد در قالب یک داشبورد عملیاتی پیشرفت های پروژه را براساس پارامترهای مختلف (زمان ، مالی ....) مشاهده و با وضعیت پیش بینی شده مقایسه نمایند
همچنین ثبت کارکرد و تکمیل تایم شیت های انجام عملیات توسط بازرس در سیستم مکانیزه به مدیرپروژه کمک خواهد کرد تا سریعتر نسبت به تایید ساعات بازرسی اقدام نماید و برای کارفرما در اسرع وقت صورت وضعیت های لازم را ارسال نماید .

حصول اطمینان کارفرما از اینکه خروجی ها و نتایج بازرسی ارسال شده به وی آخرین نسخ بودند و امنیت مرجع صدور آنها حفظ شده است از مهمترین دغدغه های کارفرما می باشد .
این مسئله که گزارش یا گواهینامه ای که در دست کارفرما هست حتما نسخه اصلی این گزارش است و مدت اعتبار گواهینامه ای که به کارفرما تسلیم شده چه زمانی است و آیا هنوز نتایج بازرسی از اعتبار زمانی و کیفیتی برخورد هست نیازمند یک پورتال آنلاین ارتباط با مشتری و اعتبارسنجی ست .
سیستم اعتبارسنجی که مشتری بتواند با اسکن کد یا شماره یا هولوگرام نصب شده بر روی گزارش یا گواهینامه از صحت و سلامت خروجی اطمینان حاصل نموده و اعتبار آنرا بسنجد و شرایط بازرسی را پیگیری نماید از راهکارهایی است که باید در یک سیستم مکانیزه مد نظر قرار بگیرد .

طبیعتا هرگاه عملیات یک سیستم بشکل دستی و کاغذی کار کند در مقاطع زمانی که مدیران پروژه ، عملیات و ارشد سازمان نیاز به تصمیم گیری دارند و و اعداد ، ارقام ، مستندات کمی و کیفی در پروژه های بازرسی باید به آنها در بهبود فرایندها و عملکردها کمک نمایند ، صحت و دقت و سرعت این جمع بندی ها و آماردهی ها چالش بزرگی خواهد بود . در سیستم دستی تصمیم گیری برای مدیران کند و سخت خواهد بود و از تجربه خود بجای تحلیل داده استفاده می نمایند.
همچنین تحلیل و ترکیب انواع گزارشها و خروجی ها برای تصمیم گیری های استراتژیک و کلان عملا بدون یک سیستم مکانیزه امکان پذیر نخواهد بود .

راهکار :یک سیستم جامع و یکپارچه که بتواند از هر زیر سیستم آمار ، ارقام و اعداد را جمع آوری کرده و در لحظه و برخط و کاملا پارامتریک انواع گزارشها را برای مدیران ایجاغد نماید برای قراردادها و پروژه های پیچیده بازرسی مورد انتظار است .
سیستمی که بتوان شاخص های کلیدی برای عملیات ، فروش ، درآمدها ، هزینه ها ، بازدهی ، رضایت مشتری را در آن مشخص کرد و پاسخگوی سوالات مدیران در همه ابعاد باشد
سیستمی که یک داشبورد پارامتریک برای تحلیل پیشرفت های زمانی ، مالی و مقایسه ای برای کلیه فرایندهای سیستم داشته باشد .

ز آنجا که تمامی فعالیت های یک سازمان بازرسی در راستای کسب درآمد و ایجاد فروش می باشد ، طبیعی است که صدور بموقع صورت وضعیت ها و هماهنگی بخش عملیات با فروش و قراردادها برای کسب درآمد بسیاز حائز اهمیت است .
این مسئله که صورت وضعیت های مالی و صورتحسابهای صادر شده و ارسال شده به کارفرما پشتوانه فنی و قراردادی درستی داشته باشند و کلیه تعرفه های قراردادی و هزینه های عملیات اعم از منابع انسانی و تجهیزاتی و تسهیلاتی در صورتحسابها به درستی انعکاس پیدا کرده باشند از دغدغه های مهم مدیران عملیات است .
همچنین دریافت صورتحسابها و حل مسایل و اختلافات فنی در حین پیگیری های دریافت صورتحسابها از جمله مواردی است که باید راهکار مکانیزه ای برای ثبت وقایع و سوابق داشته باشد .
کشف درآمدها و مبالغ واریزی و اختصاص آنها به پروژه بازرسی و صورتحساب مربوطه نیز از مسایل مدیرپروژه بوده که هماهنگی کامل بخشهای فنی و مالی را طلب می نماید . همینطور وجود سیستمی برای ردیابی و شناسایی تضامین قراردادی ، مناقصه ای و مفاصاحساب ها از جمله مواردی است که نیاز به یک راهکار جامع و مکانیزه برای پیگیری و خاتمه یک پروژه دارد .
پس از برقراری الزام قانونی ارسال صورتحسابها به سامانه مودیان مالیاتی از سال 1401 به بعد ، یکی از دغدغه های سیستم های فروش امکان برقراری ارتباط آنلاین و برخط با این سامانه ها برای ثبت اتوماتیک صورتحساب ها بوده است . بنابراین وجود یک زیرسیستم که کاملا مطابق با استانداردها و قالب و فرمت های ارسالی سازمان دارایی و مالیات بوده و این ارتباط را پشتیبانی نماید بسیار حائز اهمیت است . لازم به ذکر است این ارتباط و قالب استاندارد مرتبا در حال بروزرسانی و تغییر است و نیازمند پشتیبانی کامل می باشد .